1) برگه پیشنهاد از سوی شورا در میان واحدهای وزارتخانه توزیع می شود تا در اختیار کارکنان گذاشته شود.

2) پیشنهاد دهنده پیشنهاد خود را به طور روشن و مستدل روی برگه دریافت پیشنهاد نوشته و آن را در صندوق پیشنهادها انداخته یا مستقیماً به دبیرخانه شورا تسلیم می نماید. هرگاه برای توضیح بیشتر پیشنهاد نیاز به کاغذ اضافی باشد. پیشنهاد دهنده می تواند توضیحات کتبی اضافی را به برگه پیشنهادالصاق نماید.  

3) دبیرخانه شورا پس از دریافت پیشنهادها، آنها را در دفتر ثبت کرده و برگ اعلام رسید را با شماره ثبت و تاریخ دریافت برای پیشنهاد دهنده ارسال می دارد.

4) پیشنهادها در شورا مطرح می شوند و برای بررسی دقیق فنی و تخصصی به نماینده معاونت مربوطه ارایه می شوند.

5) نماینده معاونت پیشنهاد را بررسی کرده و نظر خود را در باره پیشنهاد منعکس نموده و برای اقدام نهایی به شورا ارسال می کنند. دلایل قبول یا رد پیشنهادها باید به صورت روشن و مستدل عنوان شود.

6) گزارش نمایندگان پس از تصویب در شورا برای استحضار و موافقت مقام محترم وزارت و تصویب ایشان ارسال  می شود.

7) پیشنهادهای مصوب از سوی مقام وزارت برای اجرا به واحدهای اجرایی مربوطه یا مدیری که مسئولیت اجرای آن پیشنهاد بر عهده او می باشد منعکس می شود.

8) همه پیشنهادهای پذیرفته شده با ذکر خلاصه ای از چگونگی پیشنهاد از طریق روابط عمومی وزارتخانه به آگاهی کارکنان می رسد. پیشنهاد های ممتاز و برجسته به صورت تفصیلی در نشریه وزارتخانه درج خواهند شد.

9) سوابق پیشنهادها (تعداد و نوع آنها) و تفصیل پیشنهادهای پذیرفته شده از سوی دبیرخانه شورا برای ثبت و نگهداری در پرونده استخدامی کارکنان به دفتر مدیریت نیروی انسانی ارسال خواهد شد.

10) براساس تأیید مسئول شورا، حق الزحمه کارشناسی به اعضا شورا پرداخت خواهد شد.